Google workspaceによる統合されたIT基盤構築と運用設計

本プロジェクトは、社内で分散していたデータを集約化し、今後の業務効率化やRPA、AIといった最新技術の活用に向けたIT基盤を構築することを目的に実施しました。

部署別の業務・システム利用状況のヒアリングや、既に一部アプリケーションを使用していたこと等も踏まえ、Google workspaceへの統合が最適と判断。統合に伴い、運用設計の見直しやセキュリティ・コンプライアンスルールの明確化、現場教育など単なる導入支援ではない、包括的なDX支援を実施しています。

課題

不動産の仕入れ・売買・賃貸管理を手がける同社では、ファイルサーバーやGoogle Drive、LINE、各種SaaSなど、業務に関わるデータが複数のツールに分散していました。その結果、データの二重入力やシステム間連携の不備が発生し、日常業務の非効率化が慢性的な課題となっていました。

さらに、部署ごとに異なる運用ルールや独自のツール活用が進んだことで、業務やデータの全体像を把握できる人材が不在となっていました。その結果、属人化が進み、業務改善や仕組み化に着手しづらい状況が続いていました。

また、不動産業の特性上、個人情報や口座情報など機密性の高いデータを日常的に扱いますが、個人デバイスで情報にアクセスでき、紛失や悪用の恐れがあるなどキュリティおよびガバナンスの観点からも重大なリスクを抱えている状況でした。

解決策

部署ごとに業務プロセスおよび使用ツールをヒアリングし、社内の全体像を明確化。併せて88件におよぶ課題・効率化のテーマを吸い上げ、Google workspaceを基盤とした社内インフラの整備を主導しました。

中でも、特に深刻であった個人情報のやり取りと部署内外でのタスク管理を最優先事項として掲げ、Google workspaceのアプリケーションの浸透化、活用するための業務設計やコンプライアンスルールの明確化を行いました。

浸透化においては業務マニュアルの整備に加えて、コアメンバーが参加する会議にて導入の意義や操作方法の説明、また使用する中での質問対応など現場に入り込んだ対応をすることで、取組みから1カ月弱程でのスムーズな移行を実現しました。

成果

Googleサービス内でのやり取りに集約したことで、個人情報の受け渡しやファイルのダウンロード履歴を一元的に監査できる体制を構築しました。これにより、不正な持ち出しや誤った情報共有を未然に防ぐ抑止力として機能しています。

また、タスク管理においては、各担当者が保有するタスクを可視化・共有することで、部署間での進捗確認が可能となりました。さらに、Googleカレンダーと連携させることで対応期限の見落としや対応漏れを防止し、業務の確実性とスピードの両立を実現しています。

ITが根付いた組織へ

更なる基盤整備と業務自動化に向けて

今後は各種ファイルやドキュメント等をGoogle workspaceに集約化していくことでデータ連携やGASによる業務自動化、Geminiの活用など更なる効率化を図っていく方針です。

また、既に導入したチャットやタスク管理、その他アプリについて社内の勉強会を開催することで会社全体としてリテラシーを高め、自走できるような状態を目指していきます。