紙の日報と煩雑な請求業務をkintoneでデジタル化

本プロジェクトは、日報管理から請求書作成に至る業務を対象に、業務プロセス全体の見直しと再設計を目的として実施しました。

現状調査の結果、社内で導入済だったkintoneが十分に活用されておらず、今後のDX推進を見据えると、業務データをkintone上で一元管理することが有効であると判断。既存環境を活かしながら、持続的に運用可能な業務基盤の構築を目指しました。

課題

日々発生する作業日報は紙に手書きで作成・保管されており、事務所内には大量のファイルが蓄積していました。請求業務に必要な情報を確認するためには、これらのファイルを一枚ずつ目視で確認する必要があり、業務負荷と確認ミスのリスクが高い状態となっていました。

また、請求書作成はExcelを用いた個人依存の運用となっており、業務が属人化。
担当者以外が状況を把握しづらく、毎月7〜10日程度の工数が発生するなど、効率面・継続性の両面に課題を抱えていました。

解決策

まず、日報から請求書作成までの業務フローを整理し、請求業務に必要な情報を明確化しました。そのうえで、日々発生する作業日報をデータとして蓄積できる仕組みを整え、後続業務で再利用できる形に構造化しました。

あわせて、社内で導入済だったkintoneを業務基盤として位置づけ、日報データと請求業務を連携。業務データを一元管理することで、ファイル確認や手作業による転記を不要とし、属人化していた請求書作成業務を誰でも対応可能なプロセスへと再設計しました。

成果（進行中プロジェクト）

本プロジェクトは現在、kintone実装フェーズを進行中です。
これまで、業務フローの整理と現場ヒアリングを通じて、日報から請求書作成までの業務全体像が可視化され、業務に必要なデータ項目や処理の流れが明確になりました。

これにより、従来は担当者の経験に依存していた業務内容が整理され、今後のシステム構築に向けた共通認識を関係者間で形成。本格的な運用フェーズに向けた土台が整いつつあります。

仕組みを作って終わらせない

現場に根付くDXの実現に向けて

日報～請求書作成のDXを実現し、現場への定着が成功した先には、さらなるkintoneの活用を考えています。作業員の配置履歴を基にした人員配置のAI自動提案などのAI活用を見据え、足元の課題に取り組むことで、時代の変化に合わせたDXの推進を実現します。現場で働く従業員が働きやすい環境の追求が終わることはありません。